Το σημερινό κείμενο δεν είναι δικό μου, είναι ένα
κειμενάκι που είχε έρθει στο mail μου,
και το βρήκα πάρα πολύ χρήσιμο.
Μη σας τρομάζει το μέγεθος του κειμένου, είναι ευχάριστα και χιουμοριστικά γραμμένο, και εξηγεί μερικά πολύ χρήσιμα πράγματα για τη σωστή χρήση του e-mail, και για κάποιες βασικές του λειτουργίες τις οποίες πολλοί δεν γνωρίζουν.
Αποτέλεσμα, τα γνωστά chain mails που περιέχουν εκατοντάδες διευθύνσεις e-mail, και προωθούνται χωρίς λόγο, μέχρι να φτάσουν και στο λάθος inbox και να μας αρχίσουν στα spam.
Αφιερώστε λοιπόν 5 λεπτά να διαβάσετε το κειμενάκι, και αν δεν το κάνετε ήδη, αρχίστε να χρησιμοποιείτε σωστά
τα πεδία To, Cc και Bcc όταν στέλνετε ένα e-mail.
και το βρήκα πάρα πολύ χρήσιμο.
Μη σας τρομάζει το μέγεθος του κειμένου, είναι ευχάριστα και χιουμοριστικά γραμμένο, και εξηγεί μερικά πολύ χρήσιμα πράγματα για τη σωστή χρήση του e-mail, και για κάποιες βασικές του λειτουργίες τις οποίες πολλοί δεν γνωρίζουν.
Αποτέλεσμα, τα γνωστά chain mails που περιέχουν εκατοντάδες διευθύνσεις e-mail, και προωθούνται χωρίς λόγο, μέχρι να φτάσουν και στο λάθος inbox και να μας αρχίσουν στα spam.
Αφιερώστε λοιπόν 5 λεπτά να διαβάσετε το κειμενάκι, και αν δεν το κάνετε ήδη, αρχίστε να χρησιμοποιείτε σωστά
τα πεδία To, Cc και Bcc όταν στέλνετε ένα e-mail.
Με τον
καιρό, συναντάω αρκετό κόσμο ο οποίος είτε αγνοεί την χρήση
των To, Cc, Bcc στο email, είτε νομίζει ότι ξέρει, είτε ξέρει αλλά δεν τα χρησιμοποιεί σωστά. Γραμματείς, φοιτητές, προγραμματιστές κάποιοι που θα περίμενες ότι θα είχαν γνώση, τουςβλέπεις να κάνουν τα ίδια και τα ίδια λάθη.
των To, Cc, Bcc στο email, είτε νομίζει ότι ξέρει, είτε ξέρει αλλά δεν τα χρησιμοποιεί σωστά. Γραμματείς, φοιτητές, προγραμματιστές κάποιοι που θα περίμενες ότι θα είχαν γνώση, τουςβλέπεις να κάνουν τα ίδια και τα ίδια λάθη.
Ας τα πάρουμε από την αρχή και ας πούμε απλοϊκά τι είναι το καθένα.
Πεδίο To:
Σε αυτό το πεδίο βάζουμε το όνομα ή ονόματα αυτών που θα στείλουμε το email , γιατί θέλουμε να δείξουμε ότι το email αυτό απευθύνεται στον κάθε ένα ξεχωριστά ή και μαζί, με ίδιο βαθμό επισημότητας – σημαντικότητας.
Π.χ: Ο Διονύσης, ο Σπύρος και η Ιωάννα μου χρωστάνε λεφτά. Από 100 ευρώ ο καθένας.
Εγώ είμαι
Νονός της νύχτας. Θέλω τα λεφτά μου πίσω από όλους.
Μπορώ
λοιπόν να στείλω το παρακάτω.
To: Dionysius, Spyros, Joanna
Message: Θέλω να μου δώσεις τα λεφτά μου πίσω αλλιώς θα σε σπάσουν οι μπράβοι μου στο ξύλο. Σας χαιρετώ, ο καλός σας φίλος Αλέξιος.
Message: Θέλω να μου δώσεις τα λεφτά μου πίσω αλλιώς θα σε σπάσουν οι μπράβοι μου στο ξύλο. Σας χαιρετώ, ο καλός σας φίλος Αλέξιος.
Το μήνυμα αυτό έχει σημασία και για τους 3 παράλληλα..
Τα ονόματα τους είναι στο πεδίο “To” . Με ένα μήνυμα απευθύνομαι λες και θα έστελνα σε κάθε έναν ξεχωριστά το ίδιο mail.
Γιατί να το κάνω, αφού μπορώ να το κάνω με μία κίνηση και με το να βάλω τα ονόματα τους στο «To» να δηλώσω ότι είναι σημαντικό και για τους τρεις.
Πεδίο Cc: (Carbon Copy)
Στο πεδίο Cc βάζουμε το όνομα ή τα ονόματα που θα θέλαμε να λάβουν το email μας, αλλά δηλώνουμε ότι θα θέλαμε να το διαβάσουν αλλά κατά πάσα πιθανότητα δεν είναι υψίστης σημασίας, δεν θα χρειαστεί να πράξουν κάτι.
Απλά εμείς θα ενημερώσουμε κάποιον για κάτι (αυτόν που θα βάλουμε στο To) και θα θέλαμε να το μάθουν και αυτός/αυτοί που θα μπουν στο πεδίο Cc.
Πολλές φορές βάζουμε κάποιον στο Cc και ας ξέρουμε ότι δεν θα το διαβάσει , αλλά για να δείξουμε σε αυτόν που απευθυνόμαστε.
Στο πεδίο Cc βάζουμε το όνομα ή τα ονόματα που θα θέλαμε να λάβουν το email μας, αλλά δηλώνουμε ότι θα θέλαμε να το διαβάσουν αλλά κατά πάσα πιθανότητα δεν είναι υψίστης σημασίας, δεν θα χρειαστεί να πράξουν κάτι.
Απλά εμείς θα ενημερώσουμε κάποιον για κάτι (αυτόν που θα βάλουμε στο To) και θα θέλαμε να το μάθουν και αυτός/αυτοί που θα μπουν στο πεδίο Cc.
Πολλές φορές βάζουμε κάποιον στο Cc και ας ξέρουμε ότι δεν θα το διαβάσει , αλλά για να δείξουμε σε αυτόν που απευθυνόμαστε.
Π.χ.: Πάλι σύμφωνα με το σενάριο οι 3 φίλοι μου χρωστάνε απο 100 ευρώ έκαστος.
Ο Διονύσης είναι αυτός που μου δεν τα έχει δώσει εδώ και μήνες ενώ οι άλλοι τα χρωστάνε λιγότερο καιρό, μπορώ να περιμένω λίγο ακόμα.
Αποφασίζω να γράψω άλλο ένα email.
Το: Dionysius
Cc: Spyros, Joanna
Message: Διονύση! Μου χρωστάς εδώ και 3 μήνες 100 ευρώ, αν δεν μου τα δώσεις θα έρθουν οι δικοί μου από εκεί και θα σε #$#%#$%# (μπορεί να σου σπάσουμε και το αμάξι δεν ξέρω ανάλογα με τα κέφια). Σας χαιρετώ, ο καλός σου φίλος Αλέξιος.
Ας δούμε εδώ πως χρησιμοποίησα το To και το Cc.
Η απειλή (έμφαση, σημαντικότητα πες το όπως θες) είναι ΜΟΝΟ για έναν άνθρωπο άμεση. Τον Διονύση! παρόλα αυτά κοινοποιώ αυτά που λέω και στους άλλους δύο.
Γιατί ναι μεν δε θα πάω με τους μπράβους μου να τους …… αλλά θέλω να ξέρουν τι γίνεται, ίσως στο μέλλον γίνει το ίδιο με αυτούς.
2. Ας δουμε ένα ακόμα είμαι στην δουλειά και ζητάω από τον υπεύθυνο της ομάδας μου, τον άμεσα υπεύθυνο μου να πάρω άδεια την δευτέρα για να πάω σε κάτι δουλειές.
Θα ήθελα όμως το αίτημα μου αυτό να το δει και ο Manager του τμήματος,κατά πάσα πιθανότητα δεν θα ασχοληθεί αλλά μπορεί και να θέλει να το καταγράψει.
Άρα λοιπόν…
To: Υπεύθυνος
Cc: Manager
Message : Θα ήθελα αύριο να μην έρθω στην δουλειά γιατί έχω ραντεβού με μία γκόμενα που μου αρέσει πολύ.
Ελπίζω να μην είναι πρόβλημα έτσι; Ε αγαπημένε μου υπεύθυνε;
Με σεβασμό και αρκετό γλύψιμο ο συνεργάτης σου.
Cc: Manager
Message : Θα ήθελα αύριο να μην έρθω στην δουλειά γιατί έχω ραντεβού με μία γκόμενα που μου αρέσει πολύ.
Ελπίζω να μην είναι πρόβλημα έτσι; Ε αγαπημένε μου υπεύθυνε;
Με σεβασμό και αρκετό γλύψιμο ο συνεργάτης σου.
Αυτός που θα αποφασίσει είναι ο Υπεύθυνος, αλλά επειδή θέλω να σεβαστώ την ιεραρχία ή κάποιο εταιρικό καταστατικό το κοινοποιώ και στον Manager.
Μια αρκετά συνήθης τακτική είναι όταν θέλουμε να ζητήσουμε κάτι στην δουλειά αλλά δεν θέλουμε να το στείλουμε direct στον Manager αλλά να του το πούμε έμμεσα.
Δηλαδή, 3:
To: Υπεύθυνος
Cc: Manager
Message: Ρε συ άσε έχω πρόβλημα το μηχάνημα μου είναι της πλάκας.δεν μπορώ να κάνω δουλειά , το γραφείο μου είναι στενό και δεν αισθάνομαι καλά, δεν αποδίδω σε παρακαλώ κάνε κάτι να βελτιώσεις τις συνθήκες εργασίας μου γιατί… αν εκνευριστώ ξέρεις.. δεν στο έχω πει.. είμαι ο Hulk και θα γίνει της πόπης εδώ μέσα. Άντε τα λέμε. Με σεβασμό Αλέξιος.
Cc: Manager
Message: Ρε συ άσε έχω πρόβλημα το μηχάνημα μου είναι της πλάκας.δεν μπορώ να κάνω δουλειά , το γραφείο μου είναι στενό και δεν αισθάνομαι καλά, δεν αποδίδω σε παρακαλώ κάνε κάτι να βελτιώσεις τις συνθήκες εργασίας μου γιατί… αν εκνευριστώ ξέρεις.. δεν στο έχω πει.. είμαι ο Hulk και θα γίνει της πόπης εδώ μέσα. Άντε τα λέμε. Με σεβασμό Αλέξιος.
Πρόσεξε. Εδώ ο παραλήπτης ουσιαστικά δεν είναι ο υπεύθυνος της ομάδας η του Group αλλά ο manager το αφεντικό. Εμείς επιλέγουμε να τον εμπλέξουμε έμμεσα και όχι άμεσα. Τα λέμε στο Υπεύθυνο για να τα ακούσει αυτός.
Επίσημα. Πρόσεξε η κοινοποίηση είναι επίσημη.
Πεδίο Bcc: (Blind Carbon Copy):
Όποιο όνομα/τα βάλεις σε αυτό το πεδίο τότε ο ή οι παραλήπτες δεν θα το δουν.
Είναι τυφλή αποστολή θα φανεί ότι στάλθηκε σε κάποιον ή κάποιους αλλά οι παραλήπτες δεν μπορούν να δουν σε ποιον/ποιους.
Όποιο όνομα/τα βάλεις σε αυτό το πεδίο τότε ο ή οι παραλήπτες δεν θα το δουν.
Είναι τυφλή αποστολή θα φανεί ότι στάλθηκε σε κάποιον ή κάποιους αλλά οι παραλήπτες δεν μπορούν να δουν σε ποιον/ποιους.
Παραδείγματα
(πολλά)
1.
Το: Dionysius
Βcc: Μπράβος1, Μπραβος2, Μπραβος3
Message: Σου στέλνω ξανά το email για να σου υπενθυμίσω ότι έχεις 3 μέρες ζωής αν δε με πληρώσεις. Σε χαιρετώ με εκτίμηση Αλέξιος.
Βcc: Μπράβος1, Μπραβος2, Μπραβος3
Message: Σου στέλνω ξανά το email για να σου υπενθυμίσω ότι έχεις 3 μέρες ζωής αν δε με πληρώσεις. Σε χαιρετώ με εκτίμηση Αλέξιος.
Εδώ ο Διονύσης θα πάρει το email θα δει το όνομα του στο To: , άρα καταλαβαίνει ότι είναι σημαντικό για τον ίδιο και απο κάτω θα δεί ότι το email στάλθηκε και σε κάποιους άλλους undisclosed recipients. Δεν μπορεί να δει ποιοι είναι , γιατί εγώ δεν είμαι χαζός δεν θα του αποκαλύψω τα email απο τους μπράβους που θα στείλω για να κάνουν την ζημιά.
2.
Το: <κενό>
Bcc: Dionysius, Spyros, Joanna
Message : Παιδιά κοιτάξτε τις συνημμένες φωτογραφίες είναι Η Αλεξανδράτου και δεν φοράει τίποτα. Καλό ε; Χαιρετώ Αλέξιος
Bcc: Dionysius, Spyros, Joanna
Message : Παιδιά κοιτάξτε τις συνημμένες φωτογραφίες είναι Η Αλεξανδράτου και δεν φοράει τίποτα. Καλό ε; Χαιρετώ Αλέξιος
Λοιπόν μια αρκετά συνήθης χρήση του Bcc.
Όταν θέλουμε να στείλουμε (συνήθως πονηρό – μπορεί και μη πονηρό) κάτι σε πολλούς αλλά δεν θα θέλαμε να δει κανείς σε ποιον στάλθηκε. Είτε γιατί θα φέρναμε τους φίλους μας σε δύσκολη θέση, είτε γιατί έχουν δηλώσει ότι ναι μεν θέλουν να λαμβάνουν τα forward email μας , αλλά δεν γουστάρουν να είναι το email τους φόρα παρτίδα στις λίστες.
Ας γίνουμε λίγο συγκεκριμένοι εδώ.
Σίγουρα
θα έχετε πάρει πολλές φορές χαζοχαρούμενα και μη email με ανεκδοτάκια η φωτογραφίες από σκυλάκια γατάκια και άλλες ……
Βλέπετε τα εξής 2
σενάρια!
Αυτός που
το έστειλε ναι είναι καλό παιδί και φίλος μας, αλλά έχει βάλει ΟΛΟ το address book (λίστα με φίλους του) του
γιατί θέλει να το στείλει σε όλους στο Το:
Ιδιο με το παραπάνω αλλά το βάζει στο Cc: άρα καταλήγουμε για κάτι σχετικά μη σημαντικό να μας στέλνει όλα τα email του address book και να μπορούμε να δούμε σε ποιον τα έστειλε.
Ok αυτό δεν είναι τόσο κακό αλλά γίνεται κακό ΟΤΑΝ ΕΜΕΙΣ πάρουμε το χαζοχαρούμενο email του και πατήσουμε το forward.
Αυτόματα, όλο το κείμενο με τα email θα μπει στο forwarded κείμενο και με την σειρά μας θα βάλουμε φόρα παρτίδα άλλα τόσα μηνύματα. Αυτό θα κάνουν και οι υπόλοιποι.
Ξαφνικά θα φτάσει η κατάσταση για 1 ανέκδοτο 10 γραμμές να υπάρχουν 1000 email μέσα σε forwarded κείμενο.
Αυτό κάνει πολλούς περίεργους happy και φυσικά αυξάνει την πιθανότητα το email σας να καταλήξει σε κάποιον spammer και να σας στέλνει συνέχεια!
Ιδιο με το παραπάνω αλλά το βάζει στο Cc: άρα καταλήγουμε για κάτι σχετικά μη σημαντικό να μας στέλνει όλα τα email του address book και να μπορούμε να δούμε σε ποιον τα έστειλε.
Ok αυτό δεν είναι τόσο κακό αλλά γίνεται κακό ΟΤΑΝ ΕΜΕΙΣ πάρουμε το χαζοχαρούμενο email του και πατήσουμε το forward.
Αυτόματα, όλο το κείμενο με τα email θα μπει στο forwarded κείμενο και με την σειρά μας θα βάλουμε φόρα παρτίδα άλλα τόσα μηνύματα. Αυτό θα κάνουν και οι υπόλοιποι.
Ξαφνικά θα φτάσει η κατάσταση για 1 ανέκδοτο 10 γραμμές να υπάρχουν 1000 email μέσα σε forwarded κείμενο.
Αυτό κάνει πολλούς περίεργους happy και φυσικά αυξάνει την πιθανότητα το email σας να καταλήξει σε κάποιον spammer και να σας στέλνει συνέχεια!
Καταλήγουμε:
1. Προσπάθησε να χρησιμοποιείς τα Το, Cc, Bcc για να δίνει έμφαση σε ποιον απευθύνεσαι και με ποιον τρόπο, πχ θες να το δει, δεν θες να το δει, θες να το δει έμμεσα, κτλ κτλ.
2. Οταν στέλνεις ΜΗ ΣΗΜΑΝΤΙΚΑ email δηλαδή εκτός δουλειάς πχ ανεκδοτάκια – τσόντες – ζωάκια – παρουσιάσεις pps. ΜΗΝ τους βάζεις ΟΛΟΥΣ φόρα παρτίδα σε To, Cc. Χρησιμοποίησε το Bcc και βοήθησε και εσύ, στο να σταματήσουμε να έχουμε email με 1000 γραμμές άχρηστου περιεχομένου αλλά και λιγότερο spam.
3. Μην ντραπείς να εξηγήσεις σε κάποιον φίλο σου, που βλέπεις ότι κάνει το ίδιο λάθος, για τον σωστό τρόπο χρήσης. Είπαμε κανείς δεν τα είχε όλα στο κεφάλι του, και εγώ κάποτε έστελνα email με όλους στο To.
Το email είναι για να μας βοηθάει να έχουμε γρήγορη και εύκολη επικοινωνία. Έχει κάποιους απλούς και χρήσιμους μηχανισμούς και μερικούς άτυπους κανόνες χρήσης.
Spread the word…
Το παραπάνω κείμενο το βρήκα
σε πολλά blogs και σελίδες και γι αυτό
δυσκολεύτηκα να βρω σε ποιόν ανήκει η αρχική δημοσίευση, αφού πολλοί συνηθίζουν
να μην αναφέρουν τις πηγές τους. Όπως φαίνεται πάντως από τα σχόλια, το κείμενο
δημοσιεύτηκε πρώτη φορά στο Papo’s log.
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου